広告代理店に新入社員として入社した最初の最初。クライアントからの雑誌広告の出稿の注文を受けたのですが、雑誌名は聞いたものの、いつの号なのか、何ページなのか、カラーなのか、すっかり聞き漏らしていました。上司から呆れられたことを覚えています。
同じことが起こらないように、すぐに広告出稿に必要な要素を空欄にした注文フォーマットをつくって、それを埋めていくようにしました。これで聞き漏らすこともなくなりました。
よくオフィスで見るのが、電話メモのフォーマットです。誰から、いつ、どんな要件で電話があったのか。あらかじめ空欄を設けておくことで、こちらも聞き逃しがなくなりますし、効率よくメモすることができます。このように、何度も起こりうるやり取りについては、フォーマットを作成してそこに記入するようにするといいでしょう。
情報を受け取るためにはスキーマを増やすとよいという話をしました。スキーマはあくまで頭の中の情報の枠組みですが、それを外化したのがこのメモ・フォーマット。こうした空欄を作っておくことによって、そこに当てはまる情報を呼び込む。スキーマ同様、情報そのものではなく、情報を受け取る器をデザインすることが重要なのです。
