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TO DOリストはつくらない

いろいろあって、最近はTO DOリストはつくらなくなってしまいました。まずひとつは、スケジュールをみながら、同時にTO DOリストを確認するのが面倒になってきたということです。

先にも書いたように、タスクをスケジュールに記入するようにすると、スケジュールさえみればタスクが行えるようになったこと。もうひとつは、業務に慣れてきて熟練してくると、タスクの多くが2分以内でこなせるようになり、TO DOリストに書き込む必要もなくなってきたということがあります。調べ物や予約、簡単な資料作成などはすぐにKaori-sanに投げますし、買い物もAmazonですぐです。残るタスクは、スケジュールに記入するような大きなものだけが残ります。

といいつつ、実はTO DOリストと同じような機能を果たしているものがあります。それがメールアプリです。

Inbox Zeroの仕事術

メールは、通常返信を求めて送られてきます。とすれば、受信箱に残っているものは返信が必要なものであり、いわばタスクです。メールアプリというのは、タスクが自動記述されていくTO DOリストなのです。この受信箱に残っているものをタスクと捉えてタスク管理する方法が、Inbox Zero 。Inbox 、すなわち受信箱をゼロにすることを目指す仕事術です。

具体的には、入ってくるメールに対して次のように対処します。

1.アーカイブする

対処する必要がなければ、すぐにアーカイブして受信箱から消してしまいます。スッキリ!

ちなみに、対処する必要のないことが事前にわかっているメールは、別のフォルダに移動するようにフィルターをかけておくといいでしょう。Gmailを使っていますが、メルマガの多くがプロモーションというフォルダに入ります。そうして対応が必要なものだけ、受信箱に残るようにします。

2.転送して他人に依頼する

他人に依頼できる仕事は、メールを転送します。転送した後、アーカイブして受信箱から消します。スッキリ!

3.その場で処理して、返信する

すぐに対処できるものは、その場で処理して返信。これもまた、スッキリ!

仕事ができるようになるというのは、この「すぐに対処できる」という範囲が増えることです。これまで1時間かかっていた返信が、その場でさっと返信できるようになる。それは大きな成長です。

4.時間がかかるものはスケジュールに入れてアーカイブ(もしくは、そのまま受信箱に保管)

すぐに返信できないものとして残るのが、それなりの作業が必要なもの。それは(TO DOリストではなく!)スケジュールに記入しておきます。その後、メールはアーカイブしてもいいですし、受信箱に残しておいてもいいでしょう(僕は残しています)。アーカイブする際は、あとから見つけられるよう、フラグを立てておくといいでしょう。これはスッキリじゃなくて、ちょっとズッシリですが。

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