LIFEHACK STREET 小山龍介ブログ

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議事録ドリブンで会議効率を二倍にする

クラウドオフィスに変わることによって、会議の仕方もずいぶん変わります。単なる情報共有の会議はメッセンジャーなどでのやりとりに代替され、合意形成のための会議に変わっていきます。

合意形成のための会議を円滑に進めるための方法が、議事録ドリブンです。会議を進めながら、その場で議事録を仕上げていき、終わったときには議事録が完成しているという会議です。

やり方は簡単で、議事録をプロジェクターや大型ディスプレイで表示し、その内容をみんなが確認しながら進めるというだけです。これだけで、会議が迷走したり、アイデアばかりが飛び交ったり、終わってみて何が決まったのかよくわからなくなってしまうようなことがなくなるのです。

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たとえば、イベント実施の打ち合わせで、会場を決める会議をしていたとします。議論の結果、会場が決まれば、

・会場 ●●ホール

と記入します。誰の目から見ても、はっきり会場が決まったことがわかります。誤解の余地はありません。

また、その場で決まらず、いくつかの候補を継続して検討していくことになった場合、決定するためにやるべきTo Doなども一緒に記述します。

・会場候補 ●●ホール、●●展示場

・To Do 運営上の利点、問題点をリストアップし比較した資料を作成する(次回打ち合わせまで、担当・小山)

もしこの議事録をあとで作成して送付していると、議事録を受け取るまでにタイムラグが発生します。また議事録の内容について、「ここが違う」「あそこは自分の認識と異なっている」などの不要な議論が発生してしまいます。

議事録を会議の中で作ることによって、意思決定のスピードをあげ、さらにあとから起こる誤解を最小限に抑えることができるのです。

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スキルシェアリングの新資本主義ルールで活躍する方法

シェアリングエコノミーの発達によって、車や自転車を所有せず、使いたいときだけ使えるようになってきました。持っているリソース、たとえば部屋が空いていたら、AirBnBのように人に貸せるようになりました。

この流れはあらゆる業界で起こっています。航空機エンジンは、使用時間で借りる包括契約が当たり前になっています。ブリジストンはタイヤを売切ではなく、貸し出すことでメンテナンスまで請け負うビジネスモデルを提供し始めました。

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こうした流れの中、人も同様に共有されていきます。ひとつの会社に所属して、必要なときもそうでないときも給与を払い続けるのではなく、複数の会社がひとりのスタッフを共有するようになるはずです。副業・兼業を許可する企業が増えてきていますが、その流れは一人一社という所属の概念の崩壊です。

そうしたときに、もはや専門領域をひとつももたないようなジェネラリストは求められなくなります。PR業界では複数の企業のPRを請け負う広報プロフェッショナルが活躍していますが、その時必要なのは業界に関する専門性です。ITに関する専門性を持った広報は、そのまま複数のべンチャーの広報を請け負うプロとして大活躍できる。そんな時代なのです。

こんな時代では、まず自分の専門性を持つことです。そしてその専門性を戦略的に磨いていくことです。

一方で、常に新しいメンバーと協業するような働き方のなかでは、専門しかしらない「専門バカ」では、敬遠されます。ジェネラリスト的な広範な知識も持ち合わせた専門家こそが、活躍できる。だからこそ、エンジニアがビジネス知識を習得したり、逆にビジネスマンがデザイン思考を学んだりといったことが必要になるのです。

いわゆるT型人材とかπ型人材と呼ばれているものです。ひとつないしはふたつの専門領域を深く掘り下げたジェネラリストなのです。

 

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クラウドソーシングによる擬似チームを結成する

クラウド(雲)上でのオフィスが実現するようになると、チームメンバーも会社の枠組みを超えて、社外のメンバーとも簡単に協働できるようになります。

新入社員として働いた広告業界では、そうした働き方が当たり前に行われていました。コピーライターやデザイナー、映像作家など、社外のさまざまなクリエイターといっしょになって広告を作成する。そこでは、「○○社の」という肩書よりもむしろ、「○○さん」という個人でつながっていました。

こうした社外のノウハウを活用することは、その会社の強みにもなっていきます。たとえばセブンイレブンの商品は、グループ会社のみならず、社外のメーカーや取引先と共同で商品開発されたものです。こうしたやり方をチームMDと呼び、セブンイレブンの商品力の源泉となっています。

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クラウドオフィスによって、こうした社外との共同作業がより簡単に実践できるようになります。ここで組み合わせたいのが、クラウドソーシング。このクラウドは群衆という意味のクラウド。個人を中心としたプロフェッショナルに仕事を依頼する仕組みです。

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クラウドワークスやランサーズといったクラウドソーシングを提供している会社があり、クラウドワーカーと呼ばれるプロフェッショナルが多数登録されています。そこに仕事を登録するとマッチングが行われる仕組みです。

以前までは僕の会社でもデザイナーを雇っていましたが、今ではこうしたクラウドソーシングを活用しています。デザイナーにも得手不得手があるので、たとえば和のトーンを得意とするデザイナーに頼んだり、モダンなデザインを得意とするデザイナーに頼んだりと、プロジェクトに合わせた柔軟なチーム編成が可能になりました。

ほかにも、単発で発生するような記事執筆を頼んだりということも可能になりました。社員一人でも、理論上は何百人もの仮想チームを動かせることになります。特に、人手不足でなかなか社員を増やせない場合などは、人を雇うよりはぐっとハードルの低いこうした仕組みを活用すべきでしょう。

クラウド(雲)とクラウド(群衆)の掛け合わせによって、会社の形も大きく変化しようとしています。

朝メール・夜メールでチームを連動させる

朝メール、夜メールというのは、ワーク・ライフ・バランスを推進している小室淑恵さんの取り組みです。朝には一日の予定と優先順位、夜にはその結果と振り返りをチームメンバーにメールするのです。

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朝メールについては、一日の仕事を概観して優先順位を確認することができ、一日の全体像が見えてきます。また夜メールは、実際にどのように業務を行ったのかを振り返るいい機会になります。何も考えずに一日をスタートし、仕事を終えるのではなく、こうして自分の仕事を俯瞰的に見直すことが、仕事の改善につながります。

また、こうしたメールのやり取りから、チームのコミュニケーションも活発化します。Google Calendarを共有するだけでは伝わらない仕事の中身や雰囲気など、文章で伝えることができます。朝晩、このメールが行き交うだけでも、チームとしての賑わいを感じることができるはずです。

あらゆるコミュニケーションがデジタル化、リアルタイム化されていくなか、落ち着いた対話をする時間がどんどん失われています。昔は飲みニケーションなどの濃密な時間もありましたが、今や時代遅れでしょう。そんな時代だからこそ、この朝メール・夜メールが、チームのコミュニケーションの濃度を高めるための「型」として有効に機能するはずです。

Google Calendarでメンバーのスケジュールを見える化する

データがクラウドサービスによって共有され、ワークスペースがこれまでの物理的なオフィスからクラウド上へと移ってきました。クラウドオフィスが登場すると、物理的な働く場所にかかわらず、チームが一丸となってプロジェクトを進めていくことが可能になります。それを支えるのがクラウドストレージであり、メッセージアプリであり、そしてここで紹介するGoogle Calendarなどのスケジュール共有サービスです。

 

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すでにやっている人も多いと思いますが、あらゆるスケジュールをGoogle Calendarに集約して、チームメンバーに共有しています。誰がいつ、どのような仕事をしているのか一目瞭然です。仕事の状況もお互いに把握できるので、仕事を頼んだり頼まれたりといったこともしやすくなります。

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僕の場合、プライベートの予定であってもオープンにしており、「この週末、家族旅行に行くのか」とか「この日は子どもの運動会があるんだな」といったものまで、チームに筒抜けになっています。子どもの送り迎えのスケジュールも入れていて、そこには予定を入れないよう気を使ってもらっています。

これから働き方改革で、人それぞれのワークスタイルに合わせた働き方を許容する動きが出てきていますが、その前提となるのはスケジュールの可視化にあるように思います。現状、どのような働き方をしているのかが見えなければ、なかなか改善も、協力体制も組むことができません。スケジュールを共有することで、チームでの共創の第一歩が踏み出せるのです。

Dropboxでデータを共有しクラウドオフィスを出現させる

データはDropboxにすべて保存して、クラウドにあげています。そうすれば、うっかりデータを消してしまったときにも、すぐに復元することができます。また、パソコンを買い替えてもすぐにデータを移行できるのも利点です。

しかし、もっとも重要なことはデータを他人とリアルタイムに共有できることです。まるでネット上にオフィスができて、そこで共同作業をしているような状態になります。データがアップデートされる度に通知もくるので、仕事をしている様子も伝わってきます。遠くにいてもまるですぐそばで仕事をしているような感じです。

共有するときの留意点は、フォルダ名のルールをシンプルなものにしておくことです。最初のレイヤーでは事業ごとのおおまかな分類をしているものの、ひとつ階層を降りてからは時系列での整理をしています。

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こうしてクラウド上に共有の職場(ワークプレイス)を作っておけば、あとはどこで仕事をしていても大丈夫です。どんな場所にいても、どんな時間でもアクセスできるクラウドオフィス。ここにさらに、VRやARといった技術が加わることによって、実際にその場にいるかのような空間ができあがっていくでしょう。

あらゆる情報をSlackに集約してデジタル朝礼する

メッセンジャーはSlackを使っているのですが、このSlackのいいところは、さまざまなウェブサービスとの連携が容易であることです。

まず、朝には一日のスケジュールがSlackに自動投稿されます。これで誰がどのようなスケジュールで動くのかがわかります。また、自由が丘で「ニライカナイ」という雑貨屋さんをやっているのですが、朝オープン前にはその日の天気と温度などの天気予報がSlackに流れてきます。

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こうした連携は、MyThingsやZapierなどのアプリによって実現しています。

mythings.yahoo.co.jp

zapier.com

一般社団法人ビジネスモデルイノベーション協会では、Google Alartで流れてくるビジネスモデルに関するニュースや記事を、Slackで読むようにしています。

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こうしてSlackにあらゆる情報を集約すると、Slackさえチェックしておけば大丈夫という安心感につながります。いわゆるワンポケットの原則ですね。しかもこれを、チームメンバー全員が共有できているという安心感が重要です。メンバー全員が同じ情報ソースからの情報を共有するので、共通の話題も生まれやすく、チームとしての一体感も醸成できるのです。

昔はこうした情報共有を朝礼などで行っていました。しかしこれをデジタルで自動化することによって、同じ物理的なオフィスにいなくても、リアルタイムに共有が可能となるのです。 

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