LIFEHACK STREET 小山龍介ブログ

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服も押し出しファイリングする

 押し出しファイリングの仕組みを実は、服にも応用しています。洗濯した服は、手前からハンガーにかけ、クローゼットの服を奥に押し出していきます。そして奥の方から着ていく服を選んでいきます。

常に奥のほうから着ていく服を選べば、最近着た服を何度も着ることもなくなり、自然とローテーションできます。また、あまり着なくなった服はどんどん奥へ追いやられていきますから、押し出しファイリングと同様、不要になった服も可視化されます。

毎日着ていく服を悩むことなく、自動的にローテーションさせていく。一日の判断力の総量は決まっていると言われているので、服で使う判断力をほかのことに回すことができます。

 

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増殖するケーブルの統合問題

持ち歩きの荷物で問題なのが、ケーブルです。充電デバイスが増え、そのデバイスごとにケーブルが異なると、持ち歩かないといけない量がどんどん増えていきます。

僕の場合、

・MacBook Pro用USB Type-Cケーブル
・iPhone、iPad、AirPods用Lightningケーブル
・Apple Watch用ケーブル
・α7ⅲ用USB-microケーブル

という4種類を持ち歩いています。

この問題は早々には解決しないですが、ひとつの方向性は無線充電です。昨年Appleが発表したAirPowerは、iPhone、AppleWatch、AirPodsの充電が可能となるデバイスで、2018年中に発売が予定されています。

www.gizmodo.jp

かなり近い将来、Lightningケーブルは無線に置き換えられていくと思います。AppleがMacBookにおいてUSB Type-Cへ転換したときに、「iPhoneなども同じように転換するのではないか」という予想も一部にありました。しかし、AirPowerを見ていると、Type-Cではなく無線への転換を図ろうとしていることは明らかです。

こうした未来を見越して、無線充電の企画であるQi対応の機材に置き換えていくという判断をしておくといいように思います。

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ひとつの透明ポーチに放り込む

カバンの中にあるこまごまとしたものはすべて、ひとつの透明ポーチにまとめています。文具からケーブル類、SDカードやUSBメモリなど、すべてここに入れています。このポーチさえ忘れなければ大丈夫という安心感があります。

これもまたワンポケットの原則の応用です。複数のポーチに分類して収納していると、どこに何を入れたのかが分かりづらくなります。ポーチの数が増えれば増えるほどそのポーチ忘れる確率も高まります。シンプルにひとつにまとめられるものはまとめた方がよいでしょう。

そして重要なのが、このポーチに入らないものは持ち歩かないというルールを守ること。「もしかしたら使うかもしれない」という心配から、なにからなにまで持ち運びたくなりますが、鞄の中のスペースは有限です。透明ポーチというかたちでその有限なリソースを可視化し、持ち運ぶものを増やしすぎないよう制限するわけです。

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なんでもかんでも入れている透明ポーチ



ワンデバイス・マルチファンクション

昔は専用機をよく使っていました。録音で言えばICレコーダーを持ち歩いていましたし、写真といえばデジカメでした。携帯電話は電話専用でしたし、電子書籍を読むために別途、Kindleを持ち歩いていました。今ではすべてスマートフォン一台ですんでしまします。

ワンデバイスに複数の機能を詰め込む。このトレンドはいまや、時計にその主戦場を移しつつあります。

Apple Watchの登場から数年たち、機能面でもどんどん強化されています。ひとつが支払い機能。Apple Payが実装され、さらにSuicaなどの交通系の支払いに対応したことによって、電車や新幹線、コンビニでの支払いもApple Watchひとつで済むようになりました。まだまだ現金支払いのところも多いのですが、それでもたいていの場所で財布も不要になりました。

またCellular機能がついて、iPhoneなしで単体で電話をかけたり、メールをチェックしたり、ストリーミングで音楽を聞いたりできるようになりました。ニュースや天気予報などの情報もリアルタイムに通知されます。

こうしてどんどん手持ちのデバイスを統合して減らしていく。その結果、行動範囲が広がり、情報もどんどん集まってくる。行動力を高めるためにもワンデバイス・マルチファンクションの実現は重要です。

 

www.apple.com

捨てられない書類はクラウド倉庫に保管する

どうしても捨てられない紙の書類があります。たとえば契約書や決算書類などはその典型です。法的に保管が義務付けられているものは、押し出したところで廃棄はできません。そうした書類も、実はクラウドで仮想的に保管することができます。それがミニクラなどに代表されるクラウドストレージサービスです。

minikura.com

使い方はいたってかんたんで、専用の段ボール箱を注文してそこに書類などを入れ、送り返すだけです。必要なときには、取り出す手続きを取ると数日で手元に届きます。毎月の保管料は200円からかかっていきますが、書類を保管するために大きなオフィスに引っ越すことを考えれば、断然お得です。

私の会社ブルームコンセプトの書類だけでなく、個人の決算書類や、個人の著作権管理のための会社の書類なども保管しています。家が狭くなって引っ越しを考えるくらいであれば、月200円の保管料は安いものです。

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個人でもミニクラで書類管理しています。家が少し広くなりました(笑)

ミニクラのようなサービスを「単なる保管サービスでしょ」という人もいますが、そうではありません。「クラウドで仮想的に保管する」と書きましたが、この「仮想」という考え方は非常に重要です。ブラウザで管理画面を見ているときに、もちろん書類自体はどこかの倉庫に物理的に保管されているのですが、「仮想的に」クラウド上に存在しているようにみえる。どこにあるのかわからないけれども、そこでクリックをするとすぐに取り出せる。実態として整理されていなくても、仮想的に整理されているように見えていれば安心なのです。

逆にいえば、保管ができたとしてもすぐに取り出せない場所に置かれていて、手に入れるのに時間がかかるようだと、それはいい整理だとはいえません。クラウドサービスのいいところは、物理的な制約を感じさせないところにあるのです。

 

古いファイルはアーカイブフォルダに放り込む

押し出しファイリングで押し出されていった古いファイルは廃棄する。これは紙の書類であれば当然そうなります。物理的にスペースは限られるので、保管義務のあるような書類でなければ、どうしても廃棄せざるをえません。

 

www.lifehack-street.com

 

しかし、デジタルファイルの場合は物理的にスペースを占領することはありません。そのため、ここで廃棄する必要はないのです。かわりに、「アーカイブ」と名付けるフォルダにすべて(整理せずに)放り込むようにしています。

たとえば以前執筆した『片付けHACKS!』では、執筆の途中にたくさんの途中経過となるファイルが溜まっていきましたが、それをすべてアーカイブフォルダにいれていったので、常にフォルダはきれいなままでした。

 

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アーカイブフォルダには164個のファイルがある。これがすべて上のフォルダに入っていたら、大混乱だ

フォルダには入っているので、必要となれば検索してすぐに取り出すことができるでしょう。くれぐれも分類はしないでください。保存されている安心感と、仕事をする上での整理とを、手軽に両立させることができるフォルダ運営方法です。

 

 

ストック情報は分類する

押し出しファイリングは、時間が経つと価値を失っていく情報に対しては、非常に効果的な整理法です。これはフローの情報です。今日の天気予報は、明日になったらほとんどその価値を失います。

一方、時間が経ってもその価値を失わない情報というものがあります。常に参照されて、利用される情報。たとえば古典と言われるような作品は、一年経ったからといって価値を失うわけではありません。多くの書籍が数ヶ月、ひどい時で数週間で店頭から姿を消す時代にあって、ずっと読まれ続ける作品は、ストック情報です。

仕事におけるストック情報とは、たとえば辞典や辞書のような情報、やり方を教える教科書やマニュアルのようなもの、データを参照するデータベースのようなものがあります。

そのストック情報はどのように整理するか。これにはある程度の分類は必要になってきます。図書館はストック情報の宝庫ですが、もし押し出しファイリングを採用したら、手前には最近のベストセラーばかりがならんでしまい、必要な情報になかなかたどり着けなくなります。そうならないように、図書館ではさまざまな分類法が準備され、採用されています。

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http://yamauchi-lib.jp/school/useful/

 

仕事においても、こうしたストック情報は分類します。以前ご紹介したテンプレート化において、このテンプレートファイルは分類によって整理されています。

僕の場合、セミナーやワークショップのテンプレートについては四桁の番号で整理していて、

01 考え方の基本となるもの

02 アイデア創出、コンセプト立案

03 事業化に向けた計画立案

という3つの大分類のなかに、こまかなテーマ別の分類をまとめています。

 

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www.lifehack-street.com

 

時間がたっても古くなりにくいこうしたテンプレートファイルは、押出ファイリングではなく分類する。それでも普通の書類と違ってきれいに管理できるのは、変動が少ないからです。広辞苑は10年ぶりの改訂といったことがニュースになりましたが、何年も変わらず使われていくからです。

フロー情報は押し出しファイリング、ストック情報は分類と、それぞれの情報の特性に合わせて使い分けるといいでしょう。